Vakantieplanning? Regel het nu!

Met de zomer in aantocht is het nu tijd om even stil te staan bij de continuïteit van uw bedrijf in de vakantieperiode. Uiteraard is het afhankelijk van de omvang en de activiteiten van uw onderneming wat u allemaal moet regelen.

Zzp'er
Als u zzp'er bent, is het waarschijnlijk niet zo ingewikkeld om uw vakantie te plannen. Toch moet u met een aantal dingen rekening houden. Als zzp'er in de bouw bijvoorbeeld, ligt het voor de hand om zelf ook in de bouwvak op vakantie te gaan. Anders loopt u nodeloos opdrachten mis. Ook in andere branches en sectoren is het handig om rekening te houden met de vakanties die uw klanten of opdrachtgevers zoal inplannen.

Verder moet u een financiële buffer hebben opgebouwd, niet alleen om de vakantie te betalen, maar ook omdat u in die periode geen inkomsten zult genereren.

Roosteren
Ondernemers met personeel doen er goed aan om alle vakantie-aanvragen tijdig te inventariseren. Afhankelijk van de aard van uw bedrijf, zal een bepaalde minimale bezettting gewenst zijn.

Als u niet wilt dat iedereen in exact dezelfde periode vakantiedagen opneemt, zult u regels moeten bepalen. Leg die vast in uw personeelsgids! Is het wie het eerst komt, het eerst maalt? Gaan medewerkers met schoolgaande kinderen voor anderen tijdens de officiële vakanties?

Als uw bedrijf een bepaalde periode dicht gaat in de zomer, dan moet u dat in het arbeidscontract (of naderhand per werknemer) én in de personeelsgids hebben vastgelegd. Anders kunt u uw medewerkers niet zomaar dwingend opleggen om bijvoorbeeld tegelijk met u vakantie op te nemen. U bent dan aangewezen op goed overleg.

Bent u een ondernemer die het juist van het zomerseizoen moet hebben, dan moet u tijdig zorgen voor voldoende bezetting. Schakel tijdig voldoende vakantie- en uitzendkrachten in en laat tenminste een van uw ervaren vaste krachten de begeleiding van deze nieuwelingen op zich nemen.

Vakantie bij ziekte
Hebt u medewerkers die langdurig ziek zijn? Ook zij hebben recht op vakantiedagen, maar afhankelijk van de aard van hun arbeidsongeschiktheid is natuurlijk niet elke vakantiebestemming even geschikt, en soms geen enkele. De instantie die uw verzuimgebeleiding en Poortwachtertraject verzorgt, kan hierover in overleg treden met uw arbeidsongeschikte medewerker. Hebt u alleen een bedrijfsarts, dan is dat de aangewezen persoon.

Ook kan het voorkomen dat uw medewerkers ziek worden op vakantie. Het is niet in elk buitenland even makkelijk om aan uw verzuimprotocol te voldoen. Zaak is het dan om bij terugkeer zo nauwkeurig mogelijk vast te stellen wat de ingangsdatum van de ziekmelding is. Dring aan op een doktersverklaring. Mocht de op vakantie opgelopen ziekte aanleiding zijn tot langdurig verzuim dan zult u de start van het Poortwachtertraject moeten kunnen documenteren.

Uw eigen vakantie
Voor u in overleg met uw naasten een vakantiebestemming kiest, is het raadzaam om bij een aantal dingen stil te staan.

Als uw bedrijf niet dicht is tijdens uw vakantie, zult u een plaatsvervanger moeten aanwijzen. Deze moet tijdig op de hoogte zijn van alle lopende zaken. Wellicht moet de tekenbevoegdheid tijdelijk bij die persoon worden belegd en ook moet er autorisatie zijn voor financiële transacties.

Daarnaast zult u moeten beslissen of u voor noodgevallen op uw vakantieadres bereikbaar wilt zijn.

Bij de praktische zaken die u moet regelen horen dingen als het tijdig melden van zomersluiting of uw eigen afwezigheid aan uw opdrachtgevers en klanten. Ook andere relaties, zoals leveranciers, moeten tijdig om de hoogte worden gebracht.

Bij melding van uw afwezigheid of zomersluiting op uw website, voicemail en e-mail (afwezigheidsassistent) dient u zich te realiseren dat dit consequenties kan hebben voor de veiligheid. Ook mensen met een ongezonde belangstelling voor uw bedrijf kunnen daar makkelijk achterkomen.

Voor u de deur van uw bedrijf voor een paar weken achter u dichttrekt, zult u zich er ook van moeten verzekeren dat er geen ongewenst bezoek kan binnenkomen, of dat nu fysiek of digitaal is.

Bron De Zaak